Mitteilung zur Dokumentation, dass eine Bank oder ein Zahlungsdienst eine Zahlung abgelehnt oder zurückgegeben hat. Nur überprüfbare Tatsachen aufnehmen und den Vorgang nicht automatisch als vorsätzlichen Verstoß, Betrug oder Räumungsgrund darstellen.
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Mitteilung über zurückgegebene Zahlung
Mitteilung zur Dokumentation, dass eine Bank oder ein Zahlungsdienst eine Zahlung abgelehnt oder zurückgegeben hat. Nur überprüfbare Tatsachen aufnehmen und den Vorgang nicht automatisch als vorsätzlichen Verstoß, Betrug oder Räumungsgrund darstellen.
Was zu dokumentieren ist
Zahlungsdaten
Datum, Betrag, Zahlungsart und Referenz der ursprünglichen Zahlung angeben. Einen Rückgabegrund nur nennen, wenn Bank oder Anbieter ihn tatsächlich mitgeteilt haben; nicht vermuten.
Ersatzzahlung
Nur einen zulässigen Weg, Ort oder ein Portal für die Ersatzzahlung angeben. Ohne Prüfung von Mietvertrag und anwendbarem Recht keine gesetzliche Frist erfinden und die Zahlungsart nicht einseitig ändern.
Saldo, Gebühren und Entgelte
Grundmiete bzw. Hauptsaldo von einer Gebühr für die zurückgegebene Zahlung trennen. Eine Gebühr nur aufnehmen, wenn Mietvertrag und anwendbares Recht sie erlauben, und die Prüfquelle dokumentieren.
Rechtliche Grenzen
Diese Mitteilung ersetzt keine gesetzliche Zahlungs- oder Räumungsmitteilung. Für eine Änderung der Zahlungsart, Bargeldpflicht, Schadensforderung oder formelle Maßnahme staatliche und örtliche Anforderungen gesondert prüfen.
Datenschutz
Keine vollständigen Konto-/Kartennummern, Passwörter, Zugangscodes oder Sozialversicherungsnummern aufnehmen. Nur die minimale Transaktionsreferenz verwenden.
Dokumentationsmitteilung, keine Räumungsmitteilung
Die Folgen einer zurückgegebenen Zahlung unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Dieses Dokument nicht als Zahlungs- oder Räumungsaufforderung, gesetzlichen Anspruch, Betrugsnachweis oder automatische Befugnis für Gebühren oder eine andere Zahlungsart darstellen. Solche Folgen gesondert prüfen.
Vor dem Versand
Bestätigen, dass die Zahlung tatsächlich zurückgegeben oder abgelehnt wurde.
Datum, Betrag, Zahlungsart und Referenz prüfen.
Nur dokumentierte Rückgabegründe verwenden.
Miete von zusätzlichen Gebühren trennen.
Gebühren oder Änderungen der Zahlungsart gesondert prüfen.
Nur sichere und zulässige Zahlungsanweisungen verwenden.
Nachweis der Rückgabe und Kopie der Mitteilung aufbewahren.